¿Dónde se pierden llamadas en una clínica dental?
Recepción se satura justo cuando más suena el teléfono: a la apertura, a mediodía y entre citas. Las llamadas que no se cogen en esos momentos suelen ser pacientes nuevos, que llaman a otra clínica si nadie responde.
Los recordatorios y los cambios de cita también llenan la línea. Si nadie contesta, las cancelaciones se convierten en sillones vacíos.
“Una cita que no se coge es un paciente que llama a otra clínica.”
¿Qué debe resolver la recepcionista con IA?
Puede responder dudas habituales sobre horarios y precios, reservar, cambiar o anular citas en la agenda que elijas y tomar un mensaje para cualquier cuestión clínica. Nunca debe dar un diagnóstico ni consejo sobre tratamientos.
Los historiales de los pacientes siguen en el programa de la clínica. La recepcionista solo debe guardar lo necesario para reservar y para pasar el mensaje.
¿Cómo tratar los datos de los pacientes con seguridad?
Di al llamante que está hablando con un asistente de IA y que la llamada puede grabarse y resumirse. Revisa el contrato de encargo de tratamiento y el plazo de conservación antes de empezar.
Las obligaciones dependen del país y de lo que guarde la clínica, así que cómo cumplirlas debe revisarlo un asesor. Una herramienta que no está pensada para historiales clínicos no debe usarse para ellos.
¿Cómo activarla sin cambiar la centralita?
Empieza por las llamadas que más pierdes: fuera de horario, a mediodía y en las dos horas más cargadas. Desvía solo esas primero y amplía el horario cuando los resúmenes sean correctos.
Envía a recepción un resumen diario con los pacientes nuevos y las cancelaciones, para que el equipo vea lo que ha hecho la recepcionista.